Многие адвокаты сталкиваются с тем, что доверитель утратил важные документы, которые можно было бы представить в суд для подтверждения доводов иска или возражений на него. И возможность как-то восстановить эти доказательства отсутствует. Например, в деле по иску к нашему доверителю о признании сделки недействительной имелись данные о том, что истец обратился в суд с пропуском срока исковой давности — фактически он знал о сделке с момента ее совершения, хотя в суд представил сведения о том, что узнал о ней только после получения сведений из Росреестра. Но вот какие-либо доказательства, подтверждающие пропуск срока, у нашего доверителя не сохранились, хотя изначально имелись. Как же так вышло? Просто человек не имел привычки сохранять документы и деловую переписку. Что-то он выкинул при переезде в другую квартиру, что-то при смене офиса, переписку по электронной почте он тоже «почистил»… Привычка жить без хранения всякого хлама хороша, но излишнее рвение в этом вопросе нашего доверителя подвело:»бумажка» и переписка, казавшиеся ненужными, через несколько лет оказались очень важны. Итог рассмотрения дела для доверителя был приемлем, но не идеален.
Думаем, что на этом примере понятно — нужно знать, какие документы следует хранить и как долго это надо делать, ведь и в другую крайность — бесконечно хранить все подряд без разбора — также впадать не следует, так как не у каждого найдется помещение под семейный архив.
Сохранять надо не только уникальные документы (которые не восстанавливаются), но и те, что в принципе можно получить повторно. Этим вы сбережете себе много времени, средств и нервов.
Необходимость хранения документов, удостоверяющих личность, трудовой книжки, документов об образовании и повышении квалификации, полиса ОМС и СНИЛС, свидетельства ИНН, водительского удостоверения, ПТС всем понятна. Остановимся на не столь очевидных бумагах и приведем список документов, подлежащих на наш взгляд хранению, по следующей схеме: вид документов/срок хранения/для чего они могут понадобится.
1. Документы по всем сделкам с недвижимостью, в которых вы в каком-либо качестве и когда-либо участвовали. Если вы это уже продали и даже уехали в другой город или страну — тоже. Храните все попавшие к вам в руки документы, без исключения, а не только свидетельства и выписки из реестра (расписки, договоры, предварительные и прочие сопутствующие договоры, доверенности, переписку с участниками сделки, если она велась, и так далее). Срок хранения — не менее 10 лет с момента совершения сделки, а лучше бессрочно. Нужны для вопросов налогообложения, при спорах по поводу этой недвижимости (которые имеют свойство возникать спустя много лет).
2. Квитанции (чеки) об уплате налогов и сборов, штрафов, то есть любые платежи в бюджет, если платили онлайн — скриншоты с данными об оплате. Срок — не менее 5 лет с момента платежа. Нужны на случай предъявления к вам претензий о неуплате.
3. Документы, связанные с приобретением и продажей автотранспорта в полном объеме (как и с недвижимостью). Хранить не менее 10 лет с момента совершения сделки. Нужны при решении вопросов по налогообложению, спорах об имуществе.
4. Документы на дорогостоящую технику и мебель. Сохраняйте как минимум в течение гарантийного срока, чек об оплате — пока используете эту технику и мебель. Нужны для предъявления претензий по недостаткам, чек — на случай переезда и перевозки вещей, когда возможна их утрата и повреждение. По причине возможного переезда и отправки вещей также целесообразно сохранять чеки на любое дорогостоящее имущество, которое вы не повезете «на себе» (шубы, посуда, картины и т.п.)
5. Медицинская документация на всех членов семьи, которая выдается вам на руки (договоры об оказании мед услуг, чеки, результаты обследований, письменные рекомендации врачей). Храните бессрочно, чеки-до 3 лет. Понадобится может и по вопросам, связанным со здоровьем, для анамнеза, а также для получения налоговых вычетов, при спорах о качестве оказанных услуг. К этому виду документации надо подходить избирательно, не стоит хранить договор и чек об оплате анализа крови более чем до момента получения результата, вряд ли пригодится, разве что при возможности возмещения расходов, получения вычета — тогда до получения возмещения.
6. Документы о банковских операциях (счета, вклады, переводы крупных сумм) и кредитах. Хранить стоит сами договоры с приложениями, платежные документы, при наличии — переписку с банком. Срок — все время действия договоров и 5 лет после их окончания.
7. Договоры на коммунальные услуги, счета за них. Хранить не менее 3 лет с момента истечения срока действия договора, с момента платежа — 3 года. Могут понадобится на случай предъявления претензий по качеству услуг, споров о платежах.
8. Прочие заключаемые вами гражданско-правовые договоры и документы, связанные с их исполнением (акты, платежи и т.п.) Имеются в виду договоры подряда (выполнения работ), оказания различных услуг (образование, перевозка, туризм и т.п.). Хранить не менее 4 лет с момента окончания их действия. Нужны также на случай споров о качестве работ, услуг и споров о платежах.
9. Документы, связанные с вашими отношениями с работодателем. По возможности стоит сохранить все выдававшиеся вам на руки официальные документы (приказы, инструкции, справки), документы с которыми вас знакомили под подпись, но не выдали — сфотографируйте на телефон. Сохраните копии заявлений, объяснений, рапортов и т.п., которые писали и подавали вы. Срок-пока работаете на этом месте и три года после. Могут понадобиться на случай различных конфликтных ситуаций с работодателем.
10. Электронная переписка. Сохраните в отдельной папке все важные письма, касающиеся вышеперечисленных сфер жизни (недвижимость, налоги, работа, транспорт, банки, договоры и т.д.). Прежде чем удалить письмо, предварительно оцените, может ли оно понадобится в случае какой-либо конфликтной ситуации. Если конфликтная ситуация уже имеется или очень вероятна (на работе, семейные вопросы, договоры и прочее) — сохраняйте всю переписку с участниками конфликта лет 5.
В списке упомянуты основные документы, которые есть в жизни каждого. Если ваша деятельность имеет некую специфику, их может быть и больше. Так, очевидно, что предпринимателям придется сохранять гораздо больший объем документов. В целом полезно отказаться от распространенной в нашей стране практики вести дела без оформления документов по принципу «ударили по рукам и все», «я ему доверяю» и т.п.
Понятно, что наличие разумных сроков хранения документов подразумевает, что периодически их придется перебирать, выбрасывать уже ненужное, раскладывать и разбирать накопившееся, чтобы решить стоит это хранить или нет. Будьте уверены, несколько часов в год, потраченных на приведение документов в порядок, стоят того, чтобы избавить себя от потенциальных проблем в будущем. К сожалению, жизнь преподносит неприятные сюрпризы, а «на слово» суд и правоохранительные органы вам верить не будут.
Если сочли статью полезной, можно поделиться материалом в социальных сетях.
Если вам нужен адвокат — примерная стоимость наших услуг.
© Лилия Мищук.